증빙서류보관 (Recordkeeping)

기본적으로 사업의 손익을 증명하기 위해서는 증빙서류들을 보관하는 것이 원칙입니다. 

또한, 증빙서류보관은 연방세금목적으로 보관하기 때문에 사업의 형태와 상황에 따라 적용됩니다.

어떤 종류의 증빙서류를 보관해야 할까?

증빙서류는 비즈니스 거래내역에 대한 정보를 포함해야 하며 요약된 정보는 

일반적으로 분개장(journals)이나 원장(ledgers)과 같은 사업자 장부에 기록됩니다. 

사업자 장부는 총 수입뿐만 아니라 tax deduction 및 tax credit에 대한 기록도 나타나야 하는 것이 원칙입니다. 

소규모의 사업자인 경우 대부분 회사 당좌 예금 거래내역이 사업자 장부의 주요 출처가 되기도 하며, 

영수증, 매출전표, 송장(invoice), 거래내역서 등 어떠한 형태의 서류라도 거래를 입증할 수 있다면 증빙서류가 될 수 있습니다.

증빙서류는 하드카피 대신 전자 회계 소프트웨어를 활용하여 보관해도 무관하지만, 

사용하는 회계 소프트웨어가 위와 같은 기본적인 증빙서류 보관 원칙을 활용해야만 합니다.

증빙서류는 몇 년간 보관해야 할까?

증빙서류 보관기간은 장부의 기록된 내역, 지출, 상황에 따라서 상이합니다. 

일반적으로 세금보고서에 기재된 소득과 공제에 관한 기록을 해당 세금보고 소멸시효가 완료될때까지 보관해야 합니다. 

해당 소멸시효기간은 사업의 환급 청구를 위해 세금보고서를 수정하거나 

IRS가 추가 세금을 부과하기 위해 제한하는 기간입니다.

일반적으로 세금신고 기한일로부터 3년 이상 보관해야 하며 소멸시효가 완료될때까지 보관해야 합니다. 

만약 세금 신고에 누락 금액이 소득금액의 25%를 초과하게 되면 소멸시효기간은 6년으로 연장됩니다. 

또한, 세금신고 내용을 허위로 기재하거나 신고를 하지않은 경우 소멸시효가 종료되지 않습니다.

아래는 사업의 세금보고 또는 재정 상태에 따라 적용되는 소멸시효 기간입니다.

<본 글은 US TAX SERVICE에서 제공한 칼럼 입니다>